"Ik snap er niets van: ik heb winst gedraaid, maar toch holt m’n bankrekening achteruit." Of wat dacht u van deze: "Ja, ik zag wel dat ik verlies draaide, maar dacht dat het niet zo erg was. Ach, als er echt iets aan de hand zou zijn, dan zou mijn accountant me wel waarschuwen, nietwaar?"
Lijken deze uitspraken u wat overdreven of juist herkenbaar? Hoe dan ook: ik heb ze niet verzonnen, er gaat bijna geen week voorbij zonder dat ik niet een ondernemer tref die er blijk van geeft weinig inzicht te hebben in zijn administratie of de ernst er niet van inziet. Totdat het natuurlijk te laat is. Cruciaal is om te beseffen dat het administreren van wat er gaande is in uw bedrijf het noodzakelijk kwaad is. Wat u vervolgens uit overzichten af kunt leiden, kan uw bedrijfsvoering en rendement echter vooruit helpen.
Boekhouden
Het financieel inzicht van de gemiddelde horecaondernemer is ver onder de maat. Zo kan slechts een enkeling mij vertellen wat het begrip cashflow inhoudt. Tja, hoe moet je dan grip krijgen en houden op je bedrijfsvoering? Begin bijvoorbeeld eens met een basiscursus boekhouden en kom niet aan met het argument dat u hier geen tijd voor heeft. Wanneer u niet oppast heeft u binnenkort alle tijd van de wereld. Vanuit de theoretische bagage die u oppikt is het vervolgens wenselijk om op maandbasis naast de omzet en inkopen ook de personeelskosten en verkoopkosten in kaart te brengen. Natuurlijk zijn er facturen die u slechts eenmaal per jaar of kwartaal voorbij ziet komen, zoals verzekeringen, de energienota of de kosten van uw administrateur. Deze rekent u echter, al dan niet op basis van een schatting, om naar maandniveau en voor u het weet heeft u al in februari inzicht in hoe u er financieel voorstaat, in plaats van een half jaar later. Uw bankrekening is geen betrouwbare indicator, juist omdat nota’s soms veel later volgen of betaalmomenten dus maar een keer per jaar voorkomen.
Inzicht
Zorg vervolgens ervoor dat u van registratie naar inzicht werkt. Analyseer verschillen in de brutowinstmarge: zijn deze het gevolg van een actie, een kok die niet kan portioneren of het onvoldoende alert zijn op veranderende inkoopcondities? Een daling van de personeelskosten: is deze incidenteel, moet er nog een week ingeboekt worden of werpt het strakker inroosteren nu eindelijk zijn vruchten af? Allemaal vragen die u pas kunt beantwoorden wanneer u de tijd en moeite neemt om vertrouwd te raken met de cijfermatige kant van uw onderneming. Natuurlijk, ik begrijp ook wel dat het veel leuker is om met de gasten bezig te zijn. Maar om dat op de lange termijn vol te kunnen houden is inzicht in uw financiële administratie een vereiste.
Waardebon
Mijn pleidooi is dan ook dat u als ondernemer niet alleen goede basisadministratie hoort te kunnen voeren, maar ook een winst- en verliesrekening op een dusdanige wijze kunt doorgronden dat u er zelf verbeterpunten uit af kunt leiden. Mocht dit nu in eerste instantie te hoog gegrepen zijn, laat dan de accountant een goede – mondelinge - toelichting verschaffen. Wanneer deze hier niet toe in staat is, zoek dan een administrateur met kennis van de horecabranche of een bedrijfseconomisch adviseur op. Zie uw jaarcijfers als een waardebon waarmee u uw voordeel kunt doen, alleen moet u wel weten op wat voor wijze u deze kunt verzilveren.
Reacties zijn welkom op thierry.neufeglise@4ratio.nl.